Entgelt 2008 und die Lohnnebenkosten | Steuerberater Hannover, Jens Laugesen

Die gute Nachricht: 2008 wird der Beitragssatz zur Arbeitslosenversicherung von 4,2 Prozent auf 3,3 Prozent gesenkt. In den übrigen Sparten der Sozialversicherung bleibt es zunächst bei den bisherigen Sätzen. Da für 2008 auch die Steuerbelastung – von Ausnahmefällen abgesehen – nicht steigen wird, wird es bei vielen Arbeitnehmern mit der ersten Lohnabrechnung 2008 eine positive Überraschung geben.

Das neue Reisekostenrecht

Die bisher gewohnte Unterscheidung zwischen den Begriffen

Dienstreise Einsatzwechseltätigkeit und Fahrtätigkeit gehört der Vergangenheit an. In Zukunft wird es nur noch den Begriff der „Auswärtstätigkeit“ geben. Das ist für sich genommen zwar eine positive Nachricht, denn Sie brauchen die oftmals komplizierte Unterscheidung zwischen den Reisearten nicht mehr zu berücksichtigen.

Allerdings hat das neue Reisekostenrecht einige Überraschungen parat, die dazu führen können, dass Sie Mitarbeitern, denen Sie nach altem Recht noch problemlos Reisekosten steuer- und sozialversicherungsfrei auszahlen konnten, ab Januar 2008 eine herbe Enttäuschung bereiten müssen. Insbesondere bei den so genannten Tagesspesen können hier viele Mitarbeiter betroffen sein.

Das neue Pflegezeitgesetz

Durch die Pflegeversicherungsreform wird nicht nur eine Beitragserhöhung in der gesetzlichen Pflegeversicherung festgelegt, sondern eine neue arbeitsrechtliche Freistellungspflicht eingeführt. Im neuen Pflegezeitgesetz sollen Freistellungsansprüche für Arbeitnehmer geschaffen werden, die nahe Angehörige pflegen wollen.

SGB IV Änderungsgesetz

Ab dem 1.1.2008 müssen Beitragsnachweise zwei Tage vor Fälligkeit der Beiträge der Einzugsstelle zugehen. Ausgehend von der Zahlungsfrist für Sozialversicherungsbeiträge, nämlich dem drittletzten Bankarbeitstag eines jeden Monats, müssen Beitragsnachweise zwei Arbeitstage vorher bei der Einzugsstelle vorliegen.

Weitere Änderungen in der Sozialversicherung

Sozialversicherungsausweis – Die Rentenversicherung wird zuständig Rückmeldungen an die Arbeitgeber voll automatisiert – Keine Briefpost von den SV-Trägern mehr Bagatellgrenze für die Zuschüsse des Arbeitgebers zu Entgeltersatzleistungen Umwandlung von zu Unrecht entrichteten Beiträgen in Pflichtbeiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung. Hinzuverdienstgrenze bei Renten: 400 EUR statt ein Siebtel der monatlichen Bezugsgröße Einführung der Datenübertragung für Arbeitgeberbescheinigungen für Entgeltersatzleistungen wie Kranken-, Verletzten-, Übergangs- und Mutterschaftsgeld Übertragung der Betriebsprüfung der Unfallversicherungsträger auf die Betriebsprüfung der Rentenversicherung

Die häufigsten Fragen

Wie sieht es bei Beschäftigungsunterbrechungen ohne Arbeitsentgelt aus?

Hier müssen Sie zunächst prüfen, ob ein gesetzlich geregelter Unterbrechungsfall vorliegt. Es gibt eine ganze Reihe von Zeiten, bei denen Sie für den Unterbrechungszeitraum ein fiktives Arbeitsentgelt ansetzen können, weshalb in diesem Fall die Unterschreitung der Jahresarbeitsentgeltgrenze unschädlich ist. Zu nennen sind hier insbesondere Zeiten nach Ablauf der Entgeltfortzahlung bei fortbestehender Krankheit oder Mutterschafts- und Kurzarbeitergeld. Auch die Zeiten eines rechtmäßigen Streiks sind fiktiv als Entgeltzahlungszeiten zu behandeln.

Wenn Mitarbeiter neu beginnen. Wie komme ich an die Daten des Vorverdienstes zur Einschätzung der Versicherungspflicht/-freiheit?

Der Arbeitnehmer ist hier nicht nur verpflichtet genaue Angaben zu machen, sondern auch gegebenenfalls Lohnunterlagen seiner Vorarbeitgeber vorzulegen, denn sie müssen aus dem Verdienst diejenigen Bestandteile herausfiltern können, die nicht zum regelmäßigen Arbeitsentgelt gehören. Der entsprechende Auskunftsanspruch ergibt sich aus § 28 o SGB IV.

Die Entgeltbescheinigung für Mitarbeiter, die in Rente gehen, soll wegfallen. Gibt es überhaupt keine Meldepflichten mehr in diesem Bereich?

Auch in Zukunft müssen Sie diese Mitarbeiter melden. Dies geschieht jedoch nicht mehr aufwändig über das bisherige Formular, sondern wird als neuer Meldegrund im Rahmen Ihrer allgemeinen Meldepflichten durch „Ankreuzen“ erledigt.

Was muss ich über die Pflegeversicherungsreform wissen?

In der Entgeltabrechnung gibt es insoweit eine Konsequenz, als die Beitragssätze zum 1.Juli 2008 ansteigen werden. Auswirkungen auf die Betriebe wird auch das Pflegezeitgesetz haben. Danach wird für bestimmte Zeiten ein Freistellungsanspruch begründet. Inwieweit dies in der Entgeltabrechnung berücksichtigt werden muss, ist allerdings eine arbeitsrechtliche Frage, die im Einzelfall zu prüfen ist. Meldepflichten entstehen Ihnen dann, wenn sich Mitarbeiter über einen Kalendermonat hinaus in die neue Pflegezeit abmelden.

Wird es Änderungen in der Lohnbesteuerung geben, wie werden sich die Abzüge für Mitarbeiter verändern?

Abgesehen von Ausnahmefällen wird es bei der Lohnbesteuerung keine Veränderungen geben. Da sich in der Sozialversicherung der Beitragssatz für die Arbeitslosenversicherung ändert, werden die meisten Mitarbeiter im Januar 2008 mehr netto ausbezahlt bekommen.

Nach dem neuen Reisekostenrecht müssen jetzt viele Sachverhalte in der Entgeltabrechnung neu bewertet werden. Wie gehe ich mit Zweifelsfällen um?

Machen Sie von der Möglichkeit der Anrufungsauskunft Gebrauch. Für lohnsteuerrechtliche Problemstellungen ist eine solche Auskunft nach wie vor vom Finanzamt kostenlos zu erteilen. Auf sie besteht ein Rechtsanspruch und das Wichtigste: Die Antwort auf eine Anrufungsauskunft hat haftungsbefreiende Wirkung.

Die häufigsten Fallen

Falsch: Ein Mitarbeiter war im Vorjahr bei seinem Vorarbeitgeber als versicherungspflichtig vermerkt. Ein Unterschreiten der JAG wird damit unterstellt.

Aus einer früheren Einstufung als versicherungspflichtig dürfen Sie nicht den Schluss ziehen, dass in dieser Vorbeschäftigung in jedem Fall die Jahresarbeitsentgeltgrenze unterschritten wurde. Möglicherweise hatte der Vorarbeitgeber sich am Anfang des vorherigen Beschäftigungsjahres in seiner Prognose nur vorsichtig verhalten, oder der Mitarbeiter hatte im Laufe des Jahres ein höheres Gehalt als zunächst angenommen bezogen. In diesen Fällen war er zu Recht in seiner Versicherungspflicht verblieben, gleichwohl hat er aber tatsächlich über der Jahresarbeitsentgeltgrenze verdient. In der rückschauenden Betrachtung kommt es insoweit nur auf den tatsächlichen Verdienst an. Das Ganze gilt auch umgekehrt: War ein Mitarbeiter versicherungsfrei eingestuft worden, müssen Sie gleichwohl das tatsächliche Entgelt nachprüfen. Bei einem tatsächlichen Unterschreiten der JAG zählt dieses Jahr nicht als notwendige Vorversicherungszeit mit.

Falsch: Eine Fehleinschätzung beim Versicherungsstatus ist ohne Konsequenzen für den Arbeitgeber, gegebenenfalls muss später korrigiert werden.

Das ist ein Irrtum, denn selbst zwischen freiwilligen und Pflichtversicherungsbeiträgen ist ein erheblicher rechtlicher Unterschied gegeben. Sofern Sie Mitarbeiter aus einer Versicherungsfreiheit zu Unrecht in die Versicherungspflicht zurückstufen, kann dies unter Umständen zu arbeitsrechtlichen Schadensersatzforderungen des Arbeitnehmers führen. Dies vor allem dann, wenn der Arbeitnehmer wegen seiner Rückstufung gezwungen ist, aus einer privaten Krankenversicherung auszutreten. Stellt sich zu einem späteren Zeitpunkt, etwa durch ein Gerichtsverfahren heraus, dass der Arbeitgeber bei der Rückstufung einen Fehler gemacht hat und den Mitarbeiter in Wirklichkeit versicherungsfrei hätte lassen müssen, so kann der Arbeitnehmer auf den Gedanken kommen, die Differenz zwischen der gesetzlichen und der „verhinderten“ privaten Krankenversicherung als Schadensersatz zu fordern.

Falsch: Für Verspätungen bei der Zahlung von SV-Beiträgen gibt es eine Schonfrist.

Sozialversicherungsbeiträge sind so zu entrichten, dass sie stets am drittletzten Bankarbeitstag eines jeden Monats der Einzugsstelle zur Verfügung stehen. Jede Überschreitung löst Verspätungszuschläge aus, die von den Einzugsstellen gesetzlich bestimmt zwingend einzufordern sind. Verspätungszuschläge drohen aber auch, wenn die der Zahlung zu Grunde liegenden Beitragsnachweise der Einzugsstelle nicht rechtzeitig zugehen. Was rechtzeitig ist, darüber konnte man sich bisher streiten. Ab 1. Januar 2008 gilt: Die Beitragsnachweise müssen stets zwei Tage vor dem drittletzten Bankarbeitstag bei der Einzugsstelle vorliegen.

Falsch: Das Reisekostenrecht wirkt sich nur auf die Spesenerstattung aus

Bei allen Sachverhalten um das Reisekostenrecht gilt: Gerechnet wird steuerlich, vereinbart wird arbeitsrechtlich. Wenn ein Mitarbeiter aufgrund des neuen Reisekostenrechts für eine bestimmte Tätigkeit keine steuerfreien Leistungen mehr bekommen kann, sind die Folgen arbeitsrechtlich zu beurteilen, denn das Steuerrecht entscheidet nur über das „Wie“ der Reisekosten. Das „Ob“ der Reisekostenzahlung ist eine rein arbeitsrechtliche Frage. Dies bedeutet zunächst: In der Regel ist eine Abrede über Spesen und sonstige Reisekostenleistungen keine Nettolohnabrede. Besteht ein Anspruch auf derartige Zahlungen und sind diese nicht mehr steuerrechtlich privilegiert, muss der Arbeitgeber diese auf den Bruttolohn aufschlagen. Will man eine Steuerfreiheit erreichen, so ist zu beachten, dass die entsprechenden arbeitsrechtlichen Grundlagen angepasst werden. So muss beispielsweise mit dem Mitarbeiter vereinbart werden, dass er vor einer Dienstreise nicht mehr den Betriebsort anzufahren braucht. Wichtig ist hier allerdings die Dokumentation. Trotz entsprechender arbeitsrechtlicher Anweisung muss der Betriebsprüfer erkennen können, dass sich der Mitarbeiter tatsächlich an diese Vereinbarung gehalten hat.

Falsch: Das Reisekostenrecht wirkt sich nur auf die Spesenerstattung aus.

Auch wenn Ihre Mitarbeiter für die Abwesenheit vom Betrieb bisher gar keinen Spesenanspruch geltend gemacht haben oder einen zukünftigen Wegfall in Kauf nehmen, müssen Sie dringend beachten: Ist der Mitarbeiter mit einem Dienstwagen unterwegs, der ihm auch zur privaten Nutzung zur Verfügung steht, so kann es zu einem bösen Erwachen kommen. Wird jetzt eine bisherige Dienstreise zur Fahrt an eine regelmäßige Arbeitsstätte, so bewegt er sich nicht mehr auf einer Auswärtstätigkeit, sondern legt eine Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zurück. Dies bedeutet: Diese Fahrten lösen insoweit einen steuerpflichtigen geldwerten Vorteil aus. Den finanziellen Ärger hat Ihr Mitarbeiter, und Sie haben zusätzlichen hohen Arbeitsaufwand mit der genauen Erfassung und Berechnung dieser Fahrten im Lohnkonto.