Neue Frühstücksregeln 2010 - Reisekosten | Steuerberater Hannover, Jens Laugesen

Übernachtungskosten sind nach den Lohnsteuerrichtlinien die tatsächlichen Aufwendungen, die dem Mitarbeiter für eine Übernachtung entstehen. Sie können vom Arbeitgeber steuerfrei ersetzt werden. Nicht erstattungsfähig sind jedoch die Kosten für das Frühstück. Diese gehören zu den Verpflegungskosten und sind mit der Verpflegungspauschale von 6, 12, 24 EUR, die der Mitarbeiter je nach Abwesenheit erhält, abgedeckt.
Wird nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Frühstück ausgewiesen und lässt sich der Preis für das Frühstück nicht feststellen, ist der Gesamtpreis um 20 % der für den Unterkunftsort maßgebenden Spesenpauschale für eine Abwesenheitsdauer von mindestens 24 Stunden zu kürzen. In Deutschland beträgt die Kürzung für ein Frühstück 4,80 EUR (20 % von 24 EUR). Diese Pauschalkürzung war bisher der Regelfall in den meisten Unternehmen.
Für Übernachtungen ab 2010 ist der Umsatzsteuersatz im Hotel- und Gaststättengewerbe auf 7 % abgesenkt worden. Nicht von der Steuerermäßigung umfasst – da nicht unmittelbar der Beherbergung dienend – sind
die Verpflegung, insbesondere das Frühstück,
der Zugang zu Kommunikationsnetzen (insbesondere Telefon und Internet),
die TV-Nutzung (“pay per view”),
die Getränkeversorgung aus der Minibar,
Wellnessangebote,
die Überlassung von Tagungsräumen,
sonstige Pauschalangebote usw.,
auch wenn diese Leistungen mit dem Entgelt für die Beherbergung abgegolten sind.
Deshalb müssen umsatzsteuerrechtlich in Hotelrechnungen neben der reinen Übernachtungsleistung Nebenleistungen gesondert ausgewiesen werden. Die bis 31.12.2009 häufige Praxis, nur einen Gesamtpreis für Unterkunft und Frühstück auszuweisen, ist entfallen und damit auch die Pauschalkürzung um 4,80 EUR.

1 Zwei Vereinfachungsmöglichkeiten durch die Verwaltung

Die Verwaltung hat nun zwei Vereinfachungsmöglichkeiten geschaffen, die eine arbeitnehmerfreundliche Abrechnung weiterhin ermöglichen, ohne den Vorsteuerabzug aus der Rechnung für das Unternehmen zu gefährden:
Danach ist die Anwendung der 4,80 EUR weiterhin möglich, wenn die Nebenleistungen, zu denen u. a. das Frühstück gehört als Paket in der Rechnung ausgewiesen werden.
In vielen Fällen ist diese Regelung nicht mehr notwendig. Weil die Verwaltung im Regelfall von einer Mahlzeitengestellung durch den Arbeitgeber ausgeht, ist ein Frühstücksansatz mit dem Sachbezugswert von 1,57 EUR zulässig.
BMF, Schreiben v. 5.3.2010, IV D 2 – S 7210/07/10003 und IV C 5 – S 2353/09/10008 (2010/0166200).

2 Details der Änderungen

2.1 Pauschalnachweis für sämtliche Nebenleistungen

Ist in der Rechnung neben der Übernachtung ein Sammelposten für die mit 19 % umsatzsteuerpflichtigen Leistungen einschließlich Frühstück ausgewiesen, (z. B. sog. Business-Packages für Frühstück und Telefon, Internet, Parken etc.), so ist die Vereinfachungsregelung für die Frühstückskürzung mit 4,80 EUR auf den Pauschalbetrag für Nebenleistungen anzuwenden. Der verbleibende Teil des Pauschalbetrags ist als Reisenebenkosten zu behandeln, deren steuerfreie Erstattung möglich ist. Es sei denn, es gibt Anlass für die Vermutung, dass darin steuerlich nicht anzuerkennende Nebenleistungen enthalten sein könnten, wie etwa Pay-TV, private Telefonate oder Massagen. Unschädlich ist insbesondere, wenn der Pauschalbetrag für die Nebenleistung auch mit Internetzugang, Zugang zu Kommunikationsnetzen, näher bezeichnet wird.

2.2 Gestellung durch den Arbeitgeber

Die vorstehende Regelung wird aber nur benötigt, wenn keine Frühstücksgestellung durch den Arbeitgeber vorliegt. Der Ansatz des Sachbezugswerts von 1,57 EUR für ein Frühstück war bereits bisher möglich, wenn der Arbeitgeber vor Reisebeginn durch eine schriftliche Vorbuchung “Ort und Zeitpunkt der Verpflegung” bestimmt hat. Diese Buchung durch den Arbeitgeber (und nicht durch den Mitarbeiter selbst) musste jedoch im Rahmen einer Außenprüfung ggf. nachgewiesen werden.
Hier ist die Verwaltung jedoch ab sofort deutlich großzügiger.
Ein in Verbindung mit einer Übernachtung gewährtes Frühstück bei einer Auswärtstätigkeit ist grundsätzlich vom Arbeitgeber veranlasst (abgegeben), wenn
die im Interesse des Arbeitgebers unternommene Auswärtstätigkeit zu der Übernachtung mit Frühstück führt und die Aufwendungen deswegen vom Arbeitgeber dienst- oder arbeitsrechtlich ersetzt werden,
die Rechnung auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und
der Arbeitgeber oder eine andere durch den Arbeitgeber dienstrechtlich befugte Person die Übernachtung mit Frühstück über das elektronische Buchungssystem des Hotels bucht und eine entsprechende Buchungsbestätigung des Hotels vorliegt oder
dienst- oder arbeitsrechtliche Regelungen vorsehen, dass der Mitarbeiter die Übernachtung mit Frühstück selbst buchen kann – z. B. in Fällen einer nicht vorhandenen Reisestelle. Davon ist insbesondere auszugehen, wenn
der Arbeitgeber die Frühstücksgestellung z. B. in einer Dienstanweisung, einem Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung getroffen hat und vom Mitarbeiter die Übernachtung mit Frühstück im Rahmen der vom Arbeitgeber festgelegten oder regelmäßig akzeptierten Übernachtungsmöglichkeiten (z. B. Hotellisten, vorgegebene Hotelkategorien oder Preisrahmen, ggf. auch über ein Travel-Management-System) gebucht wird, oder
eine dementsprechende planmäßige Buchung von Übernachtung mit Frühstück ausnahmsweise nicht möglich war (z. B. spontane Einsätze, unvorhersehbar länger als geplant dauernder Arbeitseinsatz, gelistetes Hotel belegt) und der Arbeitgeber die Kosten dienst- oder arbeitsrechtlich daher erstattet.
Bei einer solchen Arbeitgeberveranlassung kommt es nicht auf die Rechnungsstellung an (Höhe des Frühstückspreises oder eines Pauschalleistungsbetrags, siehe unter 3.1). Es spielt keine Rolle, ob ein Frühstück mit 10, 15 oder 25 EUR auf der Rechnung ausgewiesen ist. Das Frühstück kann mit dem Sachbezugswert von 1,57 EUR nach der SvEV angesetzt werden. Die Obergrenze für die Sachbezugsbewertung von 40 EUR dürfte durch ein Frühstück regelmäßig (noch) nicht überschritten werden.
Die Gestellung des Frühstücks, die mit dem Sachbezugswert bewertet wird, stellt lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtigen Arbeitslohn dar. Daneben können Spesen in ungekürzter Höhe von 6, 12 oder 24 EUR je nach Abwesenheit ausgezahlt werden.
Auf den Sachbezugswert ist jedoch ein zwischen Mitarbeiter und Arbeitnehmer vereinbartes Entgelt anzurechnen, wenn dieses Entgelt von den steuerfreien Spesen, auf die der Mitarbeiter einen Anspruch hat, oder vom Nettoarbeitslohn einbehalten wird. Zur Vermeidung der Versteuerung des Frühstücks können deshalb auch die 1,57 EUR von der Spesenerstattung abgezogen werden.
Praxis-Beispiel
Übernachtung auf Veranlassung des Arbeitgebers
Der Mitarbeiter übernachtet auf Veranlassung des Arbeitgebers zum Preis von 100 EUR zzgl. 20 EUR Frühstück. Auf seiner zweitägigen Auswärtstätigkeit war er jeweils mehr als 14 Stunden unterwegs und hat Anspruch auf die steuerlich zulässigen Spesensätze.
Die Kosten für die Übernachtung mit Frühstück in Höhe von 120 EUR sowie die Spesen in voller Höhe von 24 EUR (2 × 12 EUR) können steuerfrei erstattet werden. Das Frühstück ist mit dem Sachbezugswert von 1,57 EUR steuer- und sozialversicherungspflichtiger Arbeitslohn.
Alternativ kann die Spesenerstattung um 1,57 EUR auf 22,43 EUR gekürzt werden. In diesem Fall erübrigt sich eine Versteuerung des Sachbezugs.

3 Sofortmaßnahmen

Zunächst sollte die Anwendung der Sachbezugsbewertung für alle Mitarbeiter eingehend geprüft werden. Sie stellt in jedem Fall die steuerlich günstigste Variante dar und sorgt zudem für weitgehende Unabhängigkeit von der Rechnungsstellung des Hotels.
Der neue Verwaltungserlass ist bereits für Übernachtungen mit Frühstück ab 1.1.2010 anzuwenden. Es ist jedoch nicht zu beanstanden, wenn die Voraussetzungen bis zu 3 Monate nach Veröffentlichung des Schreibens nicht insgesamt gegeben sind. Dieser Zeitraum kann für die Anpassung insbesondere der dienstreiserechtlichen Voraussetzungen genutzt werden.
Falls die Voraussetzungen nicht erfüllt sind und die 4,80-EUR-Regelung weiterhin Anwendung findet, ist bei zukünftigen Hotelbuchungen darauf zu achten, Leistungspakete statt einzelner Frühstücke zu bestellen.

4 Die häufigsten Fragen und Antworten

Gelten die neuen Frühstücksvorschriften auch im Ausland?
Die Gestellung durch den Arbeitgeber und die daraus folgende Bewertung mit dem Sachbezugswert von 1,57 EUR ist auch bei Auslandsreisen möglich.
Sind die Voraussetzungen dafür nicht erfüllt und wird nur ein Gesamtpreis für Unterkunft und Frühstück ausgewiesen, ist der Gesamtpreis im Ausland um 20 % der für den jeweiligen Unterkunftsort maßgebenden Spesenpauschale zu kürzen (regelmäßig um mehr als 4,80 EUR). Gleiches gilt auch bei Leistungspaketen. Die Problematik unterschiedlicher Steuersätze und damit auch der Pakete dürfte in vielen Ländern aber erst gar nicht auftreten.
Zudem ist bei Übernachtungen im Ausland in vielen Fällen in den Übernachtungskosten das Frühstück nicht enthalten. Die Verwaltung hält daher bei einer Auslandsreise einen handschriftlichen Vermerk des Reisenden auf der Hotelrechnung für ausreichend, dass in den Übernachtungskosten kein Frühstück enthalten ist, um auf die Kürzung zu verzichten (BMF, Schreiben v. 5.1.2001, IV C 5 – S 2353 – 165/00).
Können bei der Arbeitgebergestellung mit Anwendung der Sachbezugsmethode auch mehr als 1,57 EUR von den Spesen gekürzt werden?
Steuerlich wäre auch eine höhere Kürzung (z. B. um 4,80 EUR) zulässig, es gibt keinen Zwang die steuerlichen Höchstbeträge auszuschöpfen. Es ist allerdings zu prüfen, ob eine über den Sachbezugswert hinausgehende Kürzung arbeitsrechtlich möglich ist.
Behält der Arbeitgeber für Mahlzeiten Beträge ein, die über den amtlichen Sachbezugswerten liegen, ist der Differenzbetrag beim Mitarbeiter nicht als Werbungskosten abziehbar. Eine Bescheinigung der Kürzung für die Einkommensteuererklärung der Mitarbeiter ist deshalb nicht erforderlich.
Gelten die Vereinfachungen bei der Arbeitgeberbewirtung auch für Mittag- und Abendessen?
Die Vereinfachungen beziehen sich (bisher) nur auf das Frühstück Die Abgabe von Mittag- oder Abendessen ist weiterhin nur dann durch den Arbeitgeber veranlasst, wenn er Tag und Ort der Mahlzeit bestimmt hat. Insbesondere muss gewährleistet sein, dass die Entscheidung, welche Einrichtung die Mahlzeit an den Mitarbeiter abgibt, vom Arbeitgeber vor Antritt der Auswärtstätigkeit getroffen wird. Nur in diesen Fällen ist ein Ansatz dieser Mahlzeiten mit dem Sachbezugswert von 2,80 EUR möglich.
Ein Mittag- oder Abendessen wird nicht bereits dann auf Veranlassung des Arbeitgebers abgegeben, wenn die Essensrechnung auf den Namen des Arbeitgebers ausgestellt wird und dieser die Rechnung begleicht (Überweisung) oder die Rechnung vom Mitarbeiter mit Firmenkreditkarte bezahlt wird.
Welche umsatzsteuerlichen Folgen ergeben sich aus den Neuregelungen?
Aus der Versteuerung bzw. Kürzung des Frühstücks beim Mitarbeiter ergeben sich keine umsatzsteuerlichen Folgen. Weder eine Kürzung um 4,80 EUR noch eine Kürzung oder Versteuerung von 1,57 EUR führen zu einem umsatzsteuerpflichtigen Vorgang.
Im Übrigen hat der Arbeitgeber aus Rechnungen, die auf sein Unternehmen ausgestellt sind, den vollen Vorsteuerabzug. Für die reine Übernachtung beträgt die Umsatzsteuer nur noch 7 %, sodass der Vorsteuerabzug entsprechend geringer ausfällt. Die übrigen Leistungen, die weiterhin 19 % Umsatzsteuer unterliegen, sind in der Rechnung getrennt anzugeben.
Aus Vereinfachungsgründen wird es aber umsatzsteuerlich nicht beanstandet, wenn folgende in einem Pauschalangebot enthaltene, nicht begünstigte Leistungen in der Rechnung zu einem Sammelposten (z. B. “Business-Package”, “Servicepauschale”) zusammengefasst werden und der darauf entfallende Entgeltanteil in einem Betrag ausgewiesen wird:
Abgabe eines Frühstücks
Nutzung von Kommunikationsnetzen
Reinigung und Bügeln von Kleidung, Schuhputzservice
Transport zwischen Bahnhof / Flughafen und Unterkunft
Transport von Gepäck außerhalb des Beherbergungsbetriebs
Überlassung von Fitnessgeräten
Überlassung von Plätzen zum Abstellen von Fahrzeugen
Es wird ebenfalls nicht beanstandet, wenn der auf diese Leistungen entfallende Entgeltanteil mit 20 % des Pauschalpreises angesetzt wird.