Aufbewahrungsfristen

Als Kaufmann sind Sie verpflichtet, Ihre Buchführungsunterlagen innerhalb bestimmter Fristen aufzubewahren. Diese Unterlagen dienen zur Dokumentation und Beweissicherung der Geschäftsvorfälle im Rahmen der Buchführung. Sie sollen zu diesem Zweck bei Buchprüfungen und Rechtsstreitigkeiten vorgelegt werden. Innerhalb bestimmter Fristen sollen die Buchführungsunterlagen für Prüf- und Beweiszwecke verfügbar sein.

Handelsrecht:

Jeder Kaufmann ist verpflichtet Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und Lageberichte sowie die Buchungsbelege 10 Jahre aufzubewahren. Handelsbriefe und Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen, sind 6 Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 1 und 4 HGB). Kaufmann ist, wer ein Gewerbe betreibt, das nach Art und Umfang einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, und die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt wurde und der Handelsbrief empfangen oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

Wer aufzubewahrende Unterlagen nur in der Form einer Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern vorlegen kann, ist verpflichtet, auf seine Kosten diejenigen Hilfsmittel zu Verfügung zu stellen, die erforderlich sind, um die Unterlagen lesbar zu machen und notfalls auf seine Kosten auszudrucken (§ 261 HGB).

Beispiele für 10-jährige Aufbewahrungsfristen

Bilanzen, Jahresabschluss, Anhang, Buchungsbelege, Datenträger, Gehaltsabrechnungen, Journale, Inventare, Kassenbücher, Kontenpläne, Verträge, Steuererklärungen.

Beispiele für 6-jährige Aufbewahrungspflichten

Handelsbriefe, Datenträger hierzu, Aktenvermerke, Angebote, Versandunterlagen, Frachtbriefe, Kalkulationsunterlagen.

Steuerrecht:

Während § 257 HGB nur für Kaufleute gilt, erfasst § 147 Abs. 1 AO alle buchführungs- und aufzeichnungspflichtigen Personen und verpflichtet damit einen größeren Personenkreis als § 257 HGB.

Nach § 147 Abs. 2 AO genügt es, wenn nur die Jahresabschlüsse und die Eröffnungsbilanz schriftlich vorliegen, während die übrigen Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden können. Dies setzt aber voraus, dass sichergestellt ist, dass die Daten unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Hinsichtlich der Aufbewahrungsfrist von 6 und 10 Jahren ist das Steuerrecht in § 147 Abs. 3 AO dem Handelsrecht gefolgt.

Die Arbeitsanweisungen zu Jahresabschlüssen, Inventaren, Lageberichten etc. müssen gem. § 147 Abs. 1 AO auch steuerlich wie diese Unterlagen selbst 10 Jahre aufbewahrt werden.

Nicht buchführungspflichtige Unternehmer unterliegen nicht ganz so strengen Aufbewahrungsvorschriften, so sind sie z. B. nicht verpflichtet, Ausgabebelege aufzuheben. Trotzdem ist zu bedenken, dass die objektive Beweislast über solche Ausgaben beim Unternehmer liegt und es somit in seinem Interesse ist, dem Finanzamt gegenüber für ihn günstige Tatbestände mit Belegen nachweisen zu können.

Für den Arbeitgeber ist es wichtig, alle entsprechenden Unterlagen zum Lohnkonto dazu zu nehmen. Dazu gehören z. B. auch Mitgliedsbescheinigungen von Krankenkassen, Steuerfreistellungsbescheinigungen, Verträge über vermögenswirksame Leistungen oder Direktversicherungen, Bescheinigungen zu Mutterschafts-, Erziehungs-, und Krankheitszeiten und natürlich die Lohnsteuerkarte, nach deren Herausgabe an den Arbeitnehmer unbedingt eine Kopie in den Lohnakten verbleiben sollte.

Allgemein/Schnellübersicht:

Jeder Kaufmannn ist verpflichtet seine Buchführungsunterlagen innerhalb bestimmter Fristen aufzubewahren.

2. Für nicht buchführungspflichtige Unternehmer gelten weniger strenge Aufbewahrungspflichten.

3. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde.

4. Wurde eine Betriebsprüfung angeordnet, sind die Unterlagen bis zur Beendigung der Prüfung aufzubewahren.