Rechnungslegungsvorschriften

In den §§ 238 – 263 HGB sind die Vorschriften für alle Kaufleute geregelt:

1) Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

2) Der Kaufmann ist verpflichtet, eine mit der Urschrift übereinstimmende Wiedergabe der abgesandten Handelsbriefe (Kopie, Abdruck, Abschrift oder sonstige Wiedergabe des Wortlauts auf einem Schrift-, Bild oder anderem Datenträger)zurückzubehalten.

Weitere wichtige Vorschriften:

° Führung der Handelsbücher (§ 239 HGB)

° Inventar (§ 240 HGB)

° Inventurvereinfachung (§ 241 HGB)

° Erstellung des Jahresabschlusses (§ 242 HGB)

° Aufstellungsgrundsatz für den Jahresabschluss (§ 243 HGB)

° Vollständigkeit / Verrechnungsverbot eines Jahresabschlusses (§ 246 HGB)

° Inhalt der Bilanz (§ 247 HGB)

° Bilanzierungsverbote (§ 248 HGB)

° Rückstellungen (§ 249 HGB)

° Rechnungsabgrenzungsposten (§ 250 HGB)

° Bewertungsvorschriften (§ 252 HGB)

° Wertansätze der Vermögensgegenstände und Schulden (§ 253 HGB)

° Bewertungsvereinfachungen (§ 256 HGB).

Nach § 257 HGB gilt hinsichtlich der Aufbewahrung von Unterlagen und zur Einhaltung von Aufbewahrungsfristen folgendes:

1) Jeder Kaufmann ist verspflichtet, die folgenden Unterlagen geordnet aufzubewahren:

1. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse, Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,

2. die empfangenen Handelbriefe,

3. Wiedergaben der abgesandten Handelsbriefe,

4. Belege für Buchungen in den von ihm nach § 238 Abs. 1 HGB zu führenden Büchern (Buchungsbelege).

2) Handelsbriefe sind nur Schriftstücke, die ein Handelsgeschäft betreffen.

3) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen und Abschlüsse können die in Abs. 1 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

° mit den empfangenen Handelsbriefen und den Buchungsbelegen bildlich und mit den anderen Unterlagen inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden.

° während der Dauer der Aufbewahrungsfrist verfügbar sind und jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können.

Sind Unterlagen aufgrund des § 239 Abs. 4 Satz 1 auf Datenträgern hergestellt worden, können statt des Datenträgers die Daten auch ausgedruckt aufbewahrt werden; die ausgedruckten Unterlagen können auch nach Satz 1 aufbewahrt werden.

4) Die in § 257 Abs. 1 Nr. 1 und 4 aufgeführten Unterlagen sind zehn Jahre und die sonstigen in Abs. 1 aufgeführten Unterlagen sechs Jahre aufzubewahren.

5) Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar aufgestellt, die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt , der Handelsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

Die §§ 264 – 335 HGB sehen sog. ergänzende Vorschriften für Kapitalgesellschaften (AG, KGaA, GmbH) und eingetragene Genossenschaften vor, die über die Vorschriften für alle Kaufleute (§§ 238 – 263) hinausgehen. Hier waren in erster Linie die EU-Vorschriften (Vierte und Siebente Richtlinie) zu berücksichtigen, die – das war Ausgangspunkt des Gesetzes – in das nationale Recht umzusetzen waren.

Ergänzende Vorschriften zu den Kapitalgesellschaften siehe §§ 254 – 335 HGB.