Notwendige Bestandteile an eine Rechnung

Steuer-/Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Rechnungsnummer

Seit dem 1.1.2004 sind Unternehmer bei Leistungen an andere Unternehmer u.a. dazu verpflichtet, in ihren Rechnungen die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und eine einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer anzugeben.

Die Angaben sind Voraussetzung für den Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger; bezüglich der Rechnungsnummer gilt dies aber erst für Rechnungen, die ab dem 1.7.2004 ausgestellt werden.

Die Verwaltung hat in dem Zusammenhang nun auf Folgendes hingewiesen:

• Steuernummer/Umsatzsteuer-Identifikationsnummer:
  
  Bei Verträgen über Dauerleistungen ist es unschädlich, wenn vor dem 1.1.2004 geschlossene Verträge keine Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers enthalten. Daher ist es auch nicht erforderlich, diese Verträge um die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu ergänzen.
  
• Rechnungsnummer:
  
  Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreiben zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich.
  
  Zudem bleibt es dem Rechnungsaussteller überlassen, wie viele und welche separaten Nummernkreise geschaffen werden, in denen eine Rechnungsnummer einmalig vergeben wird. Dabei sind Nummernkreise für zeitlich, geographisch oder organisatorisch abgegrenzte Bereiche zulässig (z.B. Monate, Wochen).
  
  Weiterhin gilt für Verträge über Dauerleistungen Folgendes: Es ist unschädlich, wenn vor dem 1.1.2004 geschlossene Verträge keine fortlaufende Nummer enthalten. Nicht erforderlich ist es daher auch, diese Verträge um eine fortlaufende Nummer zu ergänzen. Bei ab 1.1.2004 geschlossenen Verträgen über Dauerleistungen ist es ausreichend, wenn diese Verträge eine einmalige Nummer enthalten (z.B. eine Wohnungs- oder Objektnummer, Mieternummer). Die Zahlungsbelege müssen auch keine gesonderte, fortlaufende Nummer erhalten.

Die Vorschriften zur Rechnungslegung in der Umsatzsteuer werden zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2001/115/EG (Rechnungsrichtlinie) neu gefasst und sind zukünftig wie folgt gegliedert:

• § 14 UStG enthält die obligatorischen Angaben zur Ausstellung einer Rechnung.
• § 14 a UStG gibt zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung von Rechnungen in besonderen Fällen vor.
• § 14 b UStG enthält die Aufbewahrungsbestimmungen von Rechnungen.
• § 14 c UStG begründet die Umsatzsteuerschuld bei unrichtigem oder unberechtigtem Steuerausweis in der Rechnung und enthält die Voraussetzungen zur Rechnungskorrektur in den Fällen unrichtigen oder unberechtigten Steuerausweises.
• Als Folge der gesetzlichen Neubestimmungen zur Rechnungserteilung werden die §§ 31 - 34 UStDV neu gefasst.

Wichtiger Hinweis: In zeitlicher Nähe zur Verkündung zum Steueränderungsgesetz 2003 wird ein abgestimmtes BMF-Schreiben zu den neuen Rechnungsanforderungen und zum Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger ergehen. Dem Vernehmen nach soll es - insbesondere für den Vorsteuerabzug beim Leistungsempfänger - bis zum 30.6.2004 nicht beanstandet werden, wenn in einer Rechnung lediglich die bisherigen Angaben gemacht worden sind.

Zu § 14 UStG: Die Definition des Begriffs der Rechnung wird an die Vorgaben der EU-Rechnungsrichtlinie angepasst. Danach sind Rechnungen auf Papier oder, vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers der Rechnung, auf elektronischem Weg zu übermitteln. Die Zustimmung des Empfängers der elektronischen Rechnung bedarf keiner besonderen Form; es muss lediglich Einvernehmen zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger darüber bestehen, dass die Rechnung elektronisch übermittelt werden soll. An der qualifizierten elektronischen Signatur mit oder ohne Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz wird festgehalten. Neben dieser Form der elektronischen Rechnung sieht das Gesetz die Möglichkeit zusammenfassender elektronischer Rechnungen unter Beachtung eines von der EU-Kommission empfohlenen Standards zum elektronischen Datenaustausch vor. In diesem Fall verlangt man jedoch zusätzlich eine zusammenfassende Rechnung auf Papier (Sammelrechnung).

Neu ist, dass der Unternehmer nicht mehr nur auf Verlangen des Leistungsempfängers, sondern stets verpflichtet ist, bei Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen und an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind, Rechnungen auszustellen.

Eine Gutschrift soll nunmehr auch bei Abrechnungen über steuerfreie Umsätze erteilt werden können. Da der Empfänger der Gutschrift (der leistende Unternehmer) nicht mehr zum gesonderten Ausweis der Steuer berechtigt sein muss, kann eine Gutschrift nunmehr auch zu einem unberechtigten Steuerausweis führen. Wie schon bisher verliert die Gutschrift jedoch die Wirkung einer Rechnung, wenn der Empfänger der Gutschrift dem ihm zugeleiteten Dokument widerspricht.

Die Pflichtangaben in einer Rechnung sind zukünftig in § 14 Abs. 4 UStG geregelt. Neben den bisher schon nach § 14 Abs. 1 erforderlichen Angaben sind das Ausstellungsdatum (Rechnungsdatum), eine fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer) und der anzuwendende Steuersatz sowie in den Fällen der Zahlung vor Rechnungsausstellung der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts anzugeben. Wichtig: Der leistende Unternehmer kann in der Rechnung wahlweise die ihm vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom BfF erteilte UStIdNr. angeben.

Zu § 14 a UStG: § 14 a UStG ergänzt § 14 UStG. Die Rechnung über die innergemeinschaftliche Lieferung von neuen Fahrzeugen muss die in § 1 b Abs. 2 und 3 UStG bezeichneten Merkmale (Fahrzeugart, weniger als 6.000 km oder nicht älter als 6 Monate) enthalten. In den Fällen der Besteuerung von Reiseleistungen nach § 25 UStG oder der Differenzbesteuerung nach § 25 a UStG ist in der Rechnung auf die Anwendung der entsprechenden Sonderregelungen hinzuweisen.

Zu § 14 b UStG: § 14 b UStG regelt die Aufbewahrung von Rechnungen (10 Jahre). Sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen - sei es in Papierform oder elektronisch - sind grundsätzlich im Inland aufzubewahren. Rechnungen in elektronischer Form dürfen im übrigen Gemeinschaftsgebiet aufbewahrt werden, sofern eine vollständige Fernabfrage (Online-Zugriff) ermöglicht wird. Nicht im Inland ansässige Unternehmer müssen die vorgenannten Daten im Gemeinschaftsgebiet aufbewahren.

Zu § 14 c UStG: § 14 c UStG enthält die bisherigen Regelungen zum unrichtigen Steuerausweis und zum unberechtigten Steuerausweis. Wie bisher kann der Unternehmer in den Fällen des unrichtigen Steuerausweises den Steuerbetrag gegenüber dem Leistungsempfänger berichtigen. In diesem Fall ist § 17 Abs. 1 UStG entsprechend anzuwenden mit der Folge, dass der Leistungsempfänger eventuell zu hoch geltend gemachte Vorsteuerbeträge an das Finanzamt zurückzahlen muss. Die Steuer nach § 14 c UStG entsteht übrigens spätestens im Zeitpunkt der Ausgabe der Rechnung.

Neu ist, dass der Unternehmer in den Fällen der Rückgängigmachung des Verzichts auf die Steuerbefreiung nach § 9 UStG den dann insoweit unrichtigen Steuerausweis erst berichtigen darf, wenn die Gefährdung des Steueraufkommens beseitigt ist. Dies ist erst dann der Fall, wenn der Leistungsempfänger bereits geltend gemachte Vorsteuerbeträge an das Finanzamt zurückgezahlt hat. Erforderlich ist, dass der Aussteller der Rechnung die Berichtigung des unrichtig ausgewiesenen Steuerbetrages beim Finanzamt gesondert schriftlich beantragt. Nach Prüfung der Voraussetzungen durch das Finanzamt teilt dieses dem Antragsteller mit, ob und für welchen Besteuerungszeitraum und ggf. in welcher Höhe der Antragsteller den unrichtig ausgewiesenen Steuerbetrag berichtigen darf. Entsprechendes gilt bei einem unrichtigen Steuerausweis im Zusammenhang mit einer Geschäftsveräußerung im ganzen.

Neu ist außerdem, dass dem Schuldner eines unberechtigt ausgewiesenen Steuerbetrags nach § 14 c Abs. 2 UStG nach Beseitigung der Gefährdungslage für das Steueraufkommen die Möglichkeit zur Berichtigung des unberechtigt ausgewiesenen Steuerbetrages eingeräumt wird. Die Gefährdung des Steueraufkommens ist beseitigt, wenn ein Vorsteuerabzug beim Empfänger der Rechnung nicht durchgeführt oder die geltend gemachte Vorsteuer an die Finanzbehörde zurückgezahlt worden ist. Die Berichtigung des geschuldeten Steuerbetrages ist beim Finanzamt gesondert schriftlich zu beantragen und nach dessen Zustimmung in entsprechender Anwendung des § 17 Abs. 1 UStG für den Besteuerungszeitraum vorzunehmen, in dem die Voraussetzungen der Beseitigung der Gefährdung des Steueraufkommens eingetreten sind.

Zu § 31 UStDV: Die änderungen beruhen auf der Neufassung des § 14 UStG. Eine Rechnung kann aus einem oder mehreren Dokumenten bestehen, mit denen über eine Lieferung oder sonstige Leistung nach § 1 Abs. 1 Nr. 1 UStG abgerechnet wird. Eine Rechnung, die nicht alle Pflichtangaben enthält, berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG (siehe jedoch o.g. übergangsfrist 30.6.2004). Um jedoch den Vorsteuerabzug für den Leistungsempfänger zu ermöglichen, kann eine Rechnung berichtigt oder ergänzt werden. Dies kann durch ein Dokument geschehen, das lediglich die zu berichtigenden oder fehlenden Angaben enthalten muss, jedoch eindeutig und spezifisch auf die Rechnung bezogen sein muss.

Zu § 33 UStDV: Die änderungen beruhen auf der Neufassung des § 14 UStG. Neu ist die Verpflichtung, auch in Kleinbetragsrechnungen das Ausstellungsdatum der Rechnung anzugeben. Außerdem ist im Fall einer Steuerbefreiung ein Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Kleinbetragsrechnung aufzubringen. Auf die ursprünglich vorgesehene Verpflichtung zur Angabe der dem leistenden Unternehmer erteilten Steuernummer ist verzichtet worden. Die Angabe einer Rechnungsnummer war ohnehin nicht beabsichtigt.